Khắc phục những rắc rối thường gặp trong Word

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#1
Thủ thuật word 2003

Trong quá trình sử dụng, chắc hẳn bạn sẽ nhận thấy MS Word có một số "ứng xử" lạ lùng do thiết lập mặc định của nó hay do bạn vô tình thay đổi mà không biết. Bài viết này xin nêu ra một số rắc rối mà bạn có thể gặp phải khi sử dụng MS Word cùng với các biện pháp khắc phục:


1. Khi bạn chèn các hình vẽ trong mục AutoShape trên thanh công cụ Draw thì xuất hiện đường viền rất to làm che mất văn bản. Bạn hãy khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape.

2. Mỗi khi thực hiện thao tác copy/cut rồi paste thì xuất hiện nút Paste Options xuất hiện gây cản trở công việc. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons.

3. Khi bạn soạn thảo văn bản thì xuất hiện các đường gạch chân màu xanh hoặc đỏ ngoằn ngoèo gây khó chịu và mất thẩm mỹ. Bạn khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ Spelling& Grammar, bạn bỏ chọn mục Check Spelling As you type và mục Check Grammar as you type.

4. Khi thanh cuộn ngang và dọc biến mất, bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ View > chọn Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar để chúng xuất hiện trở lại.

5. Chèn hình ảnh vào văn bản nhưng bạn không thấy hình đâu, chỉ thấy có cái khung trống. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn Pictures placeholders.

6. Các thước kẻ ngang và dọc biến mất, bạn mở View > chọn Ruler.

7. Bôi đen văn bản để chép đè hoặc bấm phím BackSpace để xóa đi nhưng không được. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Typing replaces selection.

8. Trong khi gõ văn bản thì các ký tự phía sau bị xóa hết. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bạn bỏ chọn mục Overtype mode.

9. MS Word không tự động viết hoa chữ cái đầu câu. Hãy mở menu Tools > Autocorrect Options; tại thẻ Autocorrect, bạn chọn mục Apitalize first letter of sentences.

10. Bạn không thể thực hiện kéo-thả các đoạn văn bản. Mở menu Tool > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Drag-and-drop text editing.

11. Trang văn bản đột nhiên xuất hiện đường biên giới hạn vùng làm việc. Mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn mục Text Boundaries.

12. Bạn không thể sử dụng bất kỳ phím tắt nào trong MS Word. Khắc phục bằng cách mở menu Tools > Customize. Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Options > nhấn vào nút Keyboard… > nhấn Reset All… rồi nhấn OK.

13. Máy in không làm việc dù đã cài đặt đúng các thông số cho máy in và MS Word. Bạn thử khắc phục bằng cách mở menu Start > Control Panel > Administrative Tools > Services. Bạn tìm và nhấn đúp vào mục Print Spooler > General; mục Startup type > chọn Automatic rồi bấm nút Start.

14. Bạn thực hiện các phép toán trên bảng biểu trong MS Word thì xuất hiện thông báo "Invalid character setting". Khắc phục: Bạn mở menu Start > Control Panel > Regional and Language Options; trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Regional Options. Tại trường Standards and formats, bạn bấm vào mũi tên xổ xuống > chọn English (United States) rồi nhấn OK.

15. Nếu không may chương trình MS Word bị hư, bạn khoan hãy cài lại MS Word. Hãy bỏ đĩa cài đặt bộ Office vào, khởi động Word rồi mở Help > Detect and Repair, đánh dấu chọn cả hai mục trong cửa sổ hiện ra và nhấn Start.

( to be continue...)
 

yeudanca

Mẫu giáo
#2
bài này rất hay em ah, phải làm việc với word mà nhiều lỗi ko biết sửa sao, toàn phải ko sửa được thì bỏ đoạn đấy, hoặc copy qua chỗ khác :D
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#3
Hihi! Sau này nếu chị gặp khó khăn gì về word thì cứ bảo em nha!
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#5
:n47:Hihi, còn nhiều thủ thuật word nữa lém, sẽ post lên sau nha.
 

xuongrong

Khoa học thường thức
Staff member
#6
Có thủ thuật nào với MS Word 2007 ko đệ ? tỷ tỷ dùng Word 2007 mà :D
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#7
Về cơ bản thì thủ thuật của word 2007 không khác nhiều word 2003 nhưng do có sự đổi mới về giao diện nên việc tìm hiểu thủ thuật tưởng chừng như phải quay lại điểm bắt đầu.

Đệ post trước một vài thủ thuật word 2007 nhé( còn nhiều đệ sẽ cập nhật tiếp)

Thủ thuật với dấu gạch nối

Khi một từ quá dài, không vừa khít với vị trí cuối dòng, Word sẽ chuyển từ này sang vị trí đầu dòng mới thay vì gạch nối nó. Tuy nhiên bạn có thể dùng tính năng Hyphenation để gạch nối tự động hoặc gạch nối bằng tay đoạn text, xác lập số khoảng cách lớn nhất cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ đó.

Khi sử dụng tính năng gạch nối tự động, Word 2007 sẽ tự động chèn gạch nối vào vị trí cần thiết. Khi gạch nối bằng tay, Word sẽ tìm text để gạch nối và hỏi bạn có muốn chèn gạch nối vào hay không.

Tự động chèn gạch nối trong toàn bộ tài liệu

- Đảm bảo rằng không có đoạn text nào đang được chọn.

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Automatic.

Chèn dấu gạch nối tùy ý

Bạn có thể điều khiển vị trí ngắt của một từ hoặc một cụm từ nếu từ đó “rớt” ở cuối dòng. Ví dụ, bạn có thể chỉ định vị trí ngắt của từ “nonprinting” là “non-printing” thay vì “nonprint-ing”.

- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Show/Hide.

- Nhấn chuột vào vị trí trong từ, nơi bạn muốn chèn dấu gạch nối.
- Giữ Ctrl và nhấn phím gạch nối.

Tự động chèn dấu gạch nối trong một phần tài liệu

- Chọn đoạn text mà bạn muốn gạch nối.

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Automatic.

Gạch nối bằng tay trong một phần tài liệu

Khi bạn gạch nối bằng tay, Word 2007 sẽ tìm đoạn text để gạch nối. Sau khi bạn chỉ định vị trí muốn gạch nối trong đoạn text, Word sẽ chèn một dấu gạch nối tùy ý. Nếu sau đó bạn soạn thảo tài liệu và thay đổi ngắt dòng, Word sẽ chỉ hiển thị và in ra những dấu gạch nối còn rớt ở cuối dòng mà không gạch nối lại trong tài liệu.

- Chọn đoạn văn bản muốn gạch nối.

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Manual.

Chèn một dấu gạch nối không ngắt

Các dấu gạch nối không ngắt giúp ngăn ngừa các từ, số hoặc cụm từ bị ngắt nếu nó rớt ở cuối dòng. Ví dụ, bạn có thể ngăn ngừa dãy số 999-1234 bị ngắt giữa chừng, thay vào đó toàn bộ cụm dãy số này sẽ được chuyển xuống đầu dòng kế tiếp.

- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn dấu gạch nối không ngắt.

- Nhấn giữ Ctrl, Shift và nhấn phím gạch nối.

Xác lập vùng gạch nối

Vùng gạch nối là số khoảng trống tối đa cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ này. Bạn có thể thay đổi vùng gạch nối: để giảm số lượng gạch nối, hãy làm cho vùng gạch nối rộng hơn; để giảm tính chất rời rạc của lề phải, bạn làm cho vùng gạch nối hẹp hơn.

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Hyphenation Options.

- Trong Hyphenation zone, nhập vào khoảng cách mà bạn muốn.

Xóa bỏ dấu gạch nối tự động

Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn None.

Xóa bỏ dấu gạch nối bằng tay

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím Ctrl+H).

- Nhấn nút More>> để mở rộng hộp thoại Find and Replace.

- Nhấn nút Special, sau đó chọn:

+ Optional Hyphen: nếu muốn xóa dấu gạch nối bằng tay.

+ Nonbreaking Hyphen: để xóa dấu gạch nối không ngắt.

- Để trống ô Replace with.

- Nhấn Find Next, Replace, hoặc Replace All.

( to be continue...)
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#8
Thủ thuật word 2007( Tiếp)

Sử dụng AutoCorrect để nhập văn bản thảo sẵn

Bạn có một cụm từ, một câu, hoặc thậm chí nhiều đoạn văn bản được sử dụng thường xuyên. Nếu gõ chúng chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian. Để không phí thời gian, bạn có thể nhờ Word lưu trữ văn bản thảo sẵn (boilerplate text) rồi triệu gọi nó với vài cú nhấn phím. Dưới đây là cách lưu trữ và sử dụng văn bản thảo sẵn với tính năng AutoCorrect của Word:



1. Chọn văn bản thảo sẵn.

2. Chọn Office | Word Options | Proofing, nhắp AutoCorrect Options để hiển thị hộp thoại AutoCorrect.

3. Chọn thẻ AutoCorrect. Văn bản thảo sẵn xuất hiện trong hộp With.

4. Nếu văn bản thảo sẵn có chứa định dạng, và bạn muốn sử dụng định dạng đó mỗi khi chèn văn bản thảo sẵn, nhắp tùy chọn Formatted Text; ngược lại, nhắp tùy chọn Plain Text.

5. Trong hộp Replace, gõ một tễn viết tắt hay mã. Ví dụ, nếu văn bản thảo sẵn chứa địa chỉ của bạn, bạn có thể gõ addr.

6. Nhắp Add.

7. Nhắp OK rồi nhắp OK lần nữa trong hộp thoại Word Options.

Để sử dụng văn bản thảo sẵn, gõ tên viết tắt mà bạn đã nhập ở bước 5 rồi gõ một khoảng trắng hay dấu chấm câu hoặc nhấn Tab hay Enter.

Nhập hình vào ClipArt

Nếu thường xuyên sử dụng hình ảnh khi làm việc với văn bản, bạn nên nhập bộ sưu tập hình của mình vào ClipArt của Word để dể quản lý và tiết kiệm thời gian tìm kiếm mỗi khi cần đưa hình vào file soạn thảo. Cách nhập hình vào ClipArt như sau:

- Đầu tiên, bạn chọn thẻ Insert > chọn Clip Art rồi bấm chuột vào mục Organize clips trong công cụ Clip Art (bên phải cửa sổ Word).

- Trong cửa sổ Microsoft Clip Organizer, bạn bấm phím phải chuột lên mục My Collections > chọn New Collection trong menu ngữ cảnh rồi đặt tên cho nhóm hình định chèn vào (bạn có thể tạo nhiều nhóm hình). Sau đó, chọn nhóm vừa tạo > mở menu File > chọn Add Clips to Organizer > chọn On my Own và chọn các hình cần nhập.


- Quay lại công cụ Clip Art, bạn chọn nhóm hình của mình trong ô Search in và chọn Photographs trong ô Results should be để ảnh của mình được hiển thị trong khung bên dưới. Từ bây giờ, bạn chỉ cần bấm kép chuột vào hình là nó sẽ được chèn vào ngay vị trí con nháy.


Cắt gọt hình ảnh nhúng trong văn bản

Sau khi chèn hình ảnh vào Word 2007 thì việc phóng tho hay thu nhỏ kích cỡ hình chắc ai cũng biết vì nó quá đơn giản – chỉ cần dùng chuột kéo đỉnh 2 cạnh viền của hình ra ngoài (phóng to) hay kéo vào trong (thu nhỏ) là xong.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn cắt gọt bỏ các phần thừa của ảnh thì có hơi phức tạp hơn một chút. Cách làm cụ thể như sau:

Đầu tiên, bạn chọn hình ảnh cần cắt gọt, trên thanh menu sẽ xuất hiện thêm menu Picture Tools. Bạn hãy bấm chuột vào thẻ Format nằm ngay bên dưới rồi bấm chọn công cụ Crop bên phải.


Khi biểu tượng chuột có thêm dấu hiệu Crop, bạn đưa chuột đến các ô vuông nhỏ màu đen trên 4 cạnh viền của hình > bấm và giữ phím trái chuột để kéo cạnh viền vào trong đến vị trí mới > phần nằm phía ngoài cạnh viền mới sẽ bị cắt bỏ.

Muốn trả lại hình ảnh đầy đủ ban đầu, bạn bấm phím phải chuột vào hình rồi chọn Format Picture trong menu ngữ cảnh. Sau đó trong hộp thoại mở ra, bạn chọn thẻ Picture rồi bấm nút Reset ở dưới cùng.

Muốn xóa luôn phần đã cắt bỏ của hình, bạn cũng chọn Format Picture rồi bấm nút Compress ở dưới cùng bên trái của thẻ Picture. Sau đó, bạn đánh dấu chọn mục Delete croped areas of pictures và bấm OK.


( to be continue...)
 

xuongrong

Khoa học thường thức
Staff member
#9
uhm. Có nhiều thủ thuật hay quá, có khi tỷ cũng ko biết nữa.
Sắp tới tỷ tỷ phải dùng word soạn thảo bài giảng, phải chia cột cho văn bản, viết 2 bên trang mà ko trùng lặp vị trí. Có gì tỷ tỷ nhờ đệ giúp nhé!
Thanks đệ trc!
 

xuongrong

Khoa học thường thức
Staff member
#10
uhm. Có nhiều thủ thuật hay quá, có khi tỷ cũng ko biết nữa.
Sắp tới tỷ tỷ phải dùng word soạn thảo bài giảng, phải chia cột cho văn bản, viết 2 bên trang mà ko trùng lặp vị trí. Có gì tỷ tỷ nhờ đệ giúp nhé!
Thanks đệ trc!
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#11
:n48:Hihi, chuyện nhỏ thui mà tỷ tỷ, tất cả vì KBS nhà mình mà!
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#12
Thủ thuật word 2007( tiếp)

Sử dụng tính năng chuyển ngữ

Giống như các phiên bản trước, trong Word 2007 cũng có tính năng chuyển ngữ (Translate) hỗ trợ các ngôn ngữ: Á Rập, Trung Quốc, Hà Lan, Anh, Pháp, Đức, Hy Lạp, Ý, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Nhật, Hàn Quốc, Nga, Thụy Điển… rất hữu ích đối với các bạn muốn tra chéo từ của các ngôn ngữ này. Để sử dụng tính năng Translate, bạn làm như sau:

Bạn mở thẻ Review rồi chọn Translate trong nhóm công cụ Proofing hay bấm phím phải chuột trên tài liệu rồi chọn Translate trong menu ngữ cảnh (nếu bạn chưa cài tính năng này vào ổ đĩa cứng thì bạn phải đưa đĩa cài đặt Office 2007 vào để cài bổ sung).

Sau đó, bên phải cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện khung Research với các tùy chọn sau:

- Bạn bấm vào liên kết Translation options để chọn các từ điển cần dùng trên máy hay sử dụng các từ điển trực tuyến (kết quả được hiển thị trong trang Web WorldLingo).

- Bạn chọn ngôn ngữ gốc tại ô From, chọn ngôn ngữ đích tại ô To.

- Để chuyển ngữ từ nào, bạn bấm phím Alt đồng thời bấm chuột vào từ đó. Kết quả sẽ hiển thị tại mục Bilingual Dictionary trong khung Research (bên dưới mục Translation).

- Bạn có thể chọn nhiều từ rồi làm như trên để chuyển ngữ đồng loạt, mỗi từ sẽ là một mục riêng trong phần kết quả.

- Để chuyển ngữ toàn bộ tài liệu, bạn bấm vào nút mũi tên màu xanh bên cạnh dòng chữ Translate the whole document. Kết quả sẽ được hiển thị trong trình duyệt của bạn (trang Web WorldLingo).


Loại bỏ định dạng

Bạn có một văn bản đã định dạng nhưng bây giờ bạn muốn hủy bỏ tất cà định dạng cũ để định dạng lại từ đầu. Cách làm như sau: bôi đen đoạn văn bản cần loại bỏ rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Spacebar (phím gõ dấu cách).

Hiệu chỉnh bảng (Table)

Khi bạn dùng chuột kéo các đường biên của cột để thay đổi khoảng cách giữa các cột (thu hẹp hoặc nới rộng) trong bảng thì cột phía trước hoặc sau sẽ bị ảnh hưởng ngược lại. Để thay đổi kích thức 1 cột mà không làm ảnh hưởng đến các cột khác, bạn nên bấm và giữ phím Shift trong khi kéo chuột.

Ẩn hình ảnh có trong văn bản

Khi bạn mở một file văn bản dài và có nhiều hình ảnh chất lượng cao, Word 2007 sẽ nạp file này rất lâu và cập nhật màn hình khá chậm khi bạn cuộn lên hay xuống. Nếu không cần phải xử lý hình ảnh, bạn có thể tạm thời ẩn chúng đi để tăng tốc độ đáp ứng của Word. Cách làm cụ thể như sau:

- Bạn bấm chuột lên nút Office ở góc trên bên trái cửa sổ Word rồi chọn Word Options.

- Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn mục Advanced trong cột bên trái rồi trong khung bên phải, bạn cuộn xuống đến phần Show document content để đánh dấu chọn mục Show picture placeholders.


Kể từ lúc này, Word không hiển thị hình ảnh nửa mà thay vào đó là một khung chữ nhật ngay tại vị trí của hình.

Khi nào muốn cho hiển thị hình trở lại, bạn chỉ cần bỏ chọn mục này là xong.

( to be continue...)
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#13
Thủ thuật word 2007( Tiếp)

Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên

Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau:

=lorem()

thì mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem.

Tạo bảng bằng phím

Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +—-+—-+————-+———+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ rộng này khi nhập liệu.

Tạo đường kẻ

Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các đặc biệt có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường zíc zắc. Khi đó bạn không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong.

Di chuyển nhanh trong bảng tính

Để di chuyển giữa các dòng trong bảng tính được nhanh chóng, bạn đặt con trỏ đúng vào dòng cần di chuyển và nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + và mũi tên lên/xuống.

Bỏ tính năng tự động SuperScript

Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 2nd,…,7th,…thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript như hình.


Copy định dạng bảng tính

Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt.

Tô khối nhanh một cột trong bảng tính

Nếu bạn muốn quét khối nhanh một cột trong một bảng tính với nhiều dòng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và sau đó click vào vị trí bất kỳ nào đó trên cột cần thao tác là xong.

( to be continue...)
 

xuongrong

Khoa học thường thức
Staff member
#14
Đệ nhớ là phải dùng giao diện của Word 2007 đấy nhé! Chứ nếu ko tỷ tỷ cũng chả thể nào mà nhớ đc các mục trên Word 2003 ứng với Word 2007 ở đâu đâu. ;))
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#15
:n79:Các bài về 2007 để toàn dùng hình minh họa giao diện word 2007 mà!
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#16

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#17
Thủ thuật word 2007( Tiếp)

Co ngắn văn bản vào một trang giấy.
Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phí và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư vài tài liệu của bạn trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink One Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động vừa làm.


Tính toán trong bảng.
Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word, nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007) hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT (phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)


Kết hợp gửi e-mail.
Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này sẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Merge wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.


So sánh 2 văn bản.
Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ và văn bản mới.


Kiểm tra một tài liệu.
Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạn tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông tin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều thông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái, vào phần Prepare và chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộp thoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from file properties on save và Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments.


Tạo các công thức toán học.
Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn vào Equation | Insert New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh Equation Design. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọn Insert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng các công cụ trong thanh Equation.


Sử dụng Autocorrect cho ký tự toán học (Word 2007)
Tất cả các ký hiệu toán học có trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ dùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử dụng math autocorrect. Kích vào nút Office ở phía trên trái, chọn Word Options, Proofing, kích vào AutoCorrect Options và chọn hộp Use Math AutoCorrect rules outside of math regions. Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập \aleph để chèn ký hiệu aleph (ℵ), \int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập \quadratic để chèn toàn bộ kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).


Đặt pass cho file word:
Nhu cầu bảo mật cho những files quan trọng và mang tính cá nhân là rất cần thiết, và theo mình biết thì đối với định dạng file *.docx của word 2007 thì chưa có phần mềm nào remove được pass của nó, còn phần mềm dò pass thì còn lâu mới xong đối với những password dài.

Thao tác: Nhấn vào nút tròn ở góc trái của giao diện
--> Chọn Prepare --> Encrypt Document sau đó đặt pass.


Chọn định dạng file:
Thông thường thiết lập của word 2007 là *.docx, vì vậy nếu đem file sang các máy cài word 2003 sẽ không mở được, nhưng các bạn có thể thiết lập save file theo định dang *.doc của word 2003 rất đơn giản ngay trong word 2007.

Thao tác: Nhấn vào nút tròn ở góc trái của giao diện --> Chọn Word Options --> Save --> Thiết lập như hình dưới đây:


Thay đổi đơn vị từ Inches sang Centimeters:
Khi in ấn văn bản ở mục canh kích thước file, nếu theo thiết lập của trương trình thì đơn vị đo là Inches rất khó để chúng ta chĩnh sửa, vì vậy chỉ cần đổi thành centimeters là ok.

Thao tác: Word Options --> Advanced --> kéo thanh cuộn xuống đến mục Display, làm theo hình:


Khi đánh văn bản hoặc copy văn bản từ web xuống, thường bị tình trạng dưới các dòng có các đường gợn sóng rất khó chịu:

Cách tắt chúng: Word Options --> Proofing --> Bỏ chọn các mục: Check spelling as you type, Mark grammar errors as you type và Check grammar with spelling là xong.


( to be continue...)
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#18
Thủ thuật word 2007( Tiếp)

THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH KIỂU FONT CHỮ :
Nếu bạn thường xuyên sử dụng một kiểu phông chữ (font) nào đó , như

loại Font, kích thước, màu sắc... thì có thể cố định những xác lập này thành
mặc định. Nhờ đó , mỗi lần khởi động Word hay tạo một tài liệu mới, bạn
không mất công thiết đặt lại.

Để làm điều này, bạn hãy vào menu home, chọn mục font có hình mũi tên nhỏ bên phải.

Sau đó , bạn chọn những xác lập muốn trở thành mặc định trong cửa sổ Font>nhấn nút Default>ok. Một hộp cảnh báo hiện ra cho biết những loại phông chữ nào sẽ trở thành

mặc định. Nếu đồng ý với những thay đổi thì nhấn nút Yes, rồi đóng và khởi động lại

Word để xác lập có hiệu lực.




THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC CHỮ NHANH CHÓNG:
Thông thường, để thay đổi kích thước phông chữ cho văn bản, bạn phải chọn văn
bản đó rồi nhấp chọn hoặc gõ giá trị vào ô Font Size trong thanhmenu Home.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện điều đó nhanh hơn bằng cách nhấn
tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng hoặc Ctrl + [ để giảm từng giá trị một kích
thước phông chữ cho văn bản được chọn.

THANH MENU QUÁ KHỔ
Bạn rất mực mình vì word 2007 có thanh menu quá to chiếm hết chổ để bạn đọc
tài liệu, bạn đừng lo lắng và bực mình nó nữa, hãy làm cho nó nhỏ lại 1 cách
bất ngờ bằng cách nhấp đôi vào 1 thanh menu nào đó bất kỳ, lập lại lần nữa nó sẽ to lên

KHẮC PHỤC HIệN TƯỢNG LÊCH DẤU TRÊN KÝ TỰ IN HOA:
Khi sử dụng các phông chữ tiếng Việt (như ABC, VNI...), bạn thường gặp hiện tượng dấu
trên ký tự in hoa đầu câu bị lệch sang bên phải và nằm đè lên cả đầu ký tự làm cho văn
bản hiển thị không thẩm mỹ . Để khắc phục, bạn cần vào Office button, chọn word Options,

trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục AutoCorrect Options, trong cửa sổ AutoCorrect, bạn xóa dấu chọn “Correct TWo INitial CApitals” rồi nhấn nút OK là

mọi thứ lại đâu vào đấy ngay.
HIỆN HOÀN TOÀN THANH CÔNG CỤ :
Trước tiên hãy vào Office button, chọn word Options, chọn mục Customize, tại cửa sổ Customizechọn công cụ cần > nhấn add > ok


BỎ LIÊN KẾT KHÔNG MỜI MÀ ĐẾN:
Khi soạn thảo văn bản, nhiều khi bạn cần phải nhập vào một địa chỉ Web hoặc địa chỉ e-mail, thế nhưng Word lại “tài lanh” biến nội dung ấy thành liên kết để khi bạn giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào thì liên kết được gọi thi hành (khác với liên kết trong trang Web chỉ cần nhấp trá i). Đây là tính năng hay thì hay thiệt nhưng hơi... phiền. Vì thế nếu không thích, bạn có thể tắt nó đi bằng cách vào bạn cần vào Office button, chọn word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục “AutoCorrect Options”, trong cửa sổ AutoCorrect bạn tiếp tục chọn thẻ AutoFormat As You Type, bây giờ xóa dấu mục “Internet and network paths with hyperlinks”. Tiếp đến nhấn OK.


TẠO ĐƯỜNG VIỀN BAO QUANH TRANG VĂN BẢN:
Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn trang trí cho trang giấy bằng đường viền bao
xung quanh à ? Dễ thôi, bạn hãy vào menu Page layout, chọn page borders, tại cửa

sổ Borders and Shadings, bạn nhấp chọn thẻ Page Border.
Bây giờ nhìn xuống dưới mục Art rồi chọn một trong các đường viền sẵn có trong
ấy, trong apply to: chọn this section- this page one, tiếp theo nhìn vào khung
Preview xem có đạt yêu cầu không, nếu được rồi thì nhấn nút OK.


IN TRÊN HAI MẶT GIẤY:
Để tiết kiệm giấy và nhất là khi in tài liệu cho riêng mình, bạn có thể cần in trên
hai mặt giấy. Bạn hãy làm như sau: trước tiên, bạn mở tài liệu cần in lên, vào

Office button, chọn print, tiếp theo tại cửa sổ Print chọn All trong vùng Page range,

chọn Document trong danh sách thả xuống Print what, bạn chọn Odd pages trong
danh sách thả xuống Print để in tất cả những trang lẻ trước, rồi cho in bằng cách

nhấn nút OK. Tiếp theo sẽ đến phần in trang chẵn, sau khi đã có được bản in một
mặt của tất cả trang lẻ , bạn xếp ngược giấy lại theo thứ tự số trang (tốt nhất bạn
nên in thử một vài trang để “rút kinh nghiệ m”) rồi đưa trở lại vào máy in.
Kế đó làm tương tự nhưng bạn chọn Even pages trong danh sách thả xuống
Print để in tất cả những trang chẵn, rồi cho in bằng nút OK.


( to be continue...)
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#19
Thủ thuật word 2003(Tiếp)

Để tắt màn hình khởi động (plash screen) của Word , bạn làm như sau :

* Vào Start - Run gõ winword /q nhấn OK , lập tức Word sẽ chạy mà không xuất hiện màn hình khởi động . Bạn có thể tạo shortcut để thực hiện nhanh hơn . Nhấn chuột phải ở màn hình Desktop chọn New - Shortcut .
* Sau đó chuyển đến thư mục cài Word thường là C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 thay đổi đĩa C thành ổ đĩa cài Word) và chọn WINWORD.exe nhấn OK .

* Lúc này sẽ xuất hiện đầy đủ đường dẫn của chương trình và bạn chỉ cần thêm /q vào cuối dòng (có khoảng trắng giữa đường dẩn chính và tham số /q) . Nhấn Next , đặt tên là Microsoft Office Word 2003 nhấn OK .
 

minhboy100

<font color=blue>KBS's Resources Team Leader</font
Staff member
#20
Thủ thuật word 2003(Tiếp)

Để tắt màn hình khởi động (plash screen) của Word , bạn làm như sau :

* Vào Start - Run gõ winword /q nhấn OK , lập tức Word sẽ chạy mà không xuất hiện màn hình khởi động . Bạn có thể tạo shortcut để thực hiện nhanh hơn . Nhấn chuột phải ở màn hình Desktop chọn New - Shortcut .
* Sau đó chuyển đến thư mục cài Word thường là C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 thay đổi đĩa C thành ổ đĩa cài Word) và chọn WINWORD.exe nhấn OK .

* Lúc này sẽ xuất hiện đầy đủ đường dẫn của chương trình và bạn chỉ cần thêm /q vào cuối dòng (có khoảng trắng giữa đường dẩn chính và tham số /q) . Nhấn Next , đặt tên là Microsoft Office Word 2003 nhấn OK .
 
Top